Digitalização de Documentos

DIGITALIZAÇÃO é o processo de transformação de documentos físicos (papel) em imagens escaneadas, seguido por um processo de classificação de documentos, que garante a rápida localização das informações. Isto se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens, usualmente conhecido como scanner.

Scanner

LEGISLAÇÃO:

- Lei nº 11.419/2016.

- Portaria Normativa nº 69/2016

- Ofício Circular da Corregedoria nº 1663/2016

Após a digitalização, o funcionário salvará o documento digitalizado em arquivo no formato PDF, direcionada a pastas nos computadores da Secretaria, podendo compartilhar essas pastas para facilitar a localização e os trabalhos de juntada nos processos.

A juntada do documento digitalizado no processo eletrônico é similar a uma anexação de arquivos feita em e-mails.

Clique aqui para consultar manual sobre configuração de scanner e digitalização de documentos.

Consulte o tópico denominado 'Juntada', do módulo deste Manual para saber mais detalhes sobre o registro de juntada no Sistema de Controle Processual - SCP.

• Juntada de documentos em processos eletrônicos – CONDIÇÕES

- O documento digitalizado deverá estar legível;

- O documento digitalizado deverá ter tamanho máximo de 3 mb (anexação pelo módulo do SCP: 'Secretaria >> Movimentação') ou 10 mb (anexação pelo módulo 'Gabinete>>Audiência');

- Dar a denominação ao arquivo de modo coerente com o que de fato é o documento. Ex.: digitada uma certidão de óbito, constar como nome de arquivo o nome “certidão de óbito.pdf”;

- No momento da anexação de documento(s) ao processo, é recomendável especificar, no ato da gravação de movimentos processuais, a razão da juntada daquele documento, bem como outras informações relevantes ao andamento processual;

- Conferir o resultado da anexação de documento(s) através de consultas processuais realizadas no SCP Virtual.

• Juntada Eletrônica e a Inviabilidade

Toda vez que se perceber, seja por advogado, Ministério Público, ou Unidade Jurisdicional, a inviabilidade de juntada eletrônica de documentos, por (1) grande volume; (2) ilegibilidade ou (3) incompatibilidade com a juntada eletrônica, a exemplo de documentos em formato de vídeo, estes mesmos documentos deverão ser apresentados na Secretaria do Juízo, passados 10 (dez) dias da apresentação da petição que as menciona, fundamentando as razões da inviabilidade.

Como regra, expressamente mencionada em Lei 11.419/2006, o prazo de 10 dias corre independentemente de intimação.

Os documentos mencionados acima, deverão ser devolvidos à parte que o produziu, decorrido o trânsito em julgado.

Sobre a conversão de processos físicos em eletrônicos, a Secretaria deverá proceder conforme determinado nas Portarias Normativas nºs 69/2016, 15/2017 e Ofício Circular da Corregedoria nº 1663/2016.

Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe - 2018

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